Hoe leg je het belang van integratie uit aan een non-IT manager?

Integratie is zo’n typische middleware achtige functionaliteit waarvan maar weinig beslissers begrijpen dat het nodig is. En als het al nodig is waarom kost het dan zo veel geld, menskracht en moeite?

ICT is voor de meeste leidinggevenden niet het meest geliefde onderwerp. Het ontbreekt managers vaak aan specifieke kennis en omdat het gebruikte jargon niet meehelpt is het aan deze beslissers ‘verkopen’ van broodnodige maar complexe IT functionaliteit vaak een enorme uitdaging.

Wat werkt niet?
Wat vooral niet werkt is het gebruik van veel jargon en terminologie om uit te leggen dat het dankzij integratie technieken als RestAPI’s, ESB’s en andere oplossingen, mogelijk is om gegevens uit applicatie A automatisch op te halen zodat ze verwerkt kunnen worden in applicatie B. Of dat je in een iPaaS moet investeren omdat dit een solide basis is voor een omgeving die veilig genoeg is om gegevens uit te wisselen met overheidsinstellingen en/of partners.
 
Wat werkt wel?
Voordat we deze vraag beantwoorden moeten we eerst zelf begrijpen waarom digitale integratie voor non-IT managers zo’n ingewikkeld onderwerp is. Immers, jij en ik weten dat integraties in welke vorm dan ook, de WD40 (smeerolie) zijn van IT en ervoor zorgen dat gegevens soepel en efficiënt gedeeld kunnen worden. Maar als je niet begrijpt wat een moer of een bout is, dan begrijp je ook niet waarom WD40 nodig is als deze twee componenten, vanwege bijvoorbeeld roest, niet doen wat er van verwacht wordt.

3-Stappenplan
Wat nodig is, is een 3-stappenplan. Want naast het IT technische karakter, is het voor veel managers (al dan niet terecht!) onbegrijpelijk dat investeringen van miljoenen euro’s in software niet betekent dat gegevens van verschillende software oplossingen ook eenvoudig uitgewisseld of gedeeld kunnen worden. Een veelgehoorde uitspraak is dan ook; “dan doen die dure consultants die dat nieuwe product aan het implementeren zijn dat integreren er toch even bij!?” Om het probleem tastbaar te maken moeten de beslissers zich goed bewust worden van de complexiteit. En door vragen te stellen binnen een specifiek stappenplan bereik je dat de algehele problematiek zichtbaar wordt en zelfs in overzichtelijke cijfers valt te vangen.

Stap 1 bestaat uit het duidelijk maken dat het soepel en efficiënt uitwisselen van gegevens een bedrijf flexibeler, efficiënter en klantvriendelijker zal maken. Tijdens Stap 2 laat u zien dat dit door de huidige IT complexiteit (veel bouten en moeren die niet lekker op elkaar passen) erg ingewikkeld is. In Stap 3 vervolgens introduceert u een oplossing voor dit probleem; WD40 smeerolie, of wel digitale integraties.

We hebben de vragen stapsgewijs voor u op een rijtje gezet.
Vragen behorende bij stap 1: het duidelijk maken dat soepel en efficiënt uitwisselen van gegevens een bedrijf flexibeler, efficiënter en klantvriendelijker maakt

• Hoeveel koppelingen/integraties denkt u dat er al zijn in ons bedrijf?
  • Hoeveel personen zijn hier mee bezig (FTE’s of x% als onderdeel van hun functie)?
  • Hoeveel “omgevingen” denkt u dat er “geraakt” worden door integraties binnen het bedrijf (on-premise, outsourced, multi-cloud, # applicaties etc.)?
  • Hoe lang denkt u dat de ontwikkeling van een “integratie / koppeling” in beslag neemt en welke doorlooptijd is wat u betreft acceptabel?

Vragen bij stap 2: complexiteit landschap

1. Weten we eigenlijk wel welke gegevens correct / het meest up-to-date zijn? Veel bedrijfsgegevens worden meerdere keren opgeslagen.
   Gevolg: Veel duplicaten, meerdere eigenaren van de data, problemen met audits.
2. De digitale integraties (van stap 1) zorgen voor een enorme complexiteit. Op wat voor manier beïnvloed dat uw digitaliserings-strategie? Zelfs als er tussen slechts 50% van de applicaties op één of andere manier gegevens worden uitgewisseld dan spreken we al snel over honderden digitale integraties. Soms zijn er tientallen integraties nodig om gegevens tussen twee applicaties uit te wisselen en dan praten we nog niet eens over het uitwisselen van gegevens met partners, overheidsinstellingen en andere organisaties.
   Gevolg: Honderden integraties wil je niet op meerdere plekken beveiligen, opslaan, monitoren en documenteren. Dat is niet efficiënter, niet slim en vooral niet goedkoper.
3. Wie is er verantwoordelijk voor de werking als er nieuwe versies van applicaties geïnstalleerd worden en als de werking van andere applicaties afhankelijk is van deze integratie?
   Als er een nieuwe versie van een applicatie geïnstalleerd wordt, wie zoekt dan uit of alle integraties nog wel werken? En hoe weet je welke integraties je allemaal moet controleren? Gevolg: Als er één element van de keten uitvalt, werkt de keten niet meer. Complexiteit en grote aantallen vragen daarom om centraal beheer zodat impact analyse eenvoudig en betrouwbaar gedaan kan worden.)
4. Weten we exact waar ‘gevoelige’ gegevens (privacy- en strategische bedrijfsdata) worden opgeslagen en wie er toegang toe heeft?
   Er wordt vaak privacy- en bedrijf kritische gegevens uitgewisseld tussen applicaties. Als interne of externe auditors vragen hoe die gegevens zich allemaal door de organisatie “bewegen” en of dat allemaal wel op een veilige manier gebeurt, dan verwachten ze snelle en accurate antwoorden
   Gevolg: Omdat het zo complex is om van honderden integraties precies bij te houden welke gegevens er uitgewisseld worden gaat er enorm veel tijd verloren bij iedere audit. Daarnaast is het risico op hoge boetes en diefstal groot vanwege gebrek aan een werkend controlemechanisme.
5. Bij veel organisaties lijken no- en low-code tools een onderdeel van de oplossing om aan de toenemende vragen van ‘de business’ te voldoen. Ook die producten zullen gegevens nodig hebben uit verschillende in- en externe databronnen. Zijn deze gegevens op afroep beschikbaar?
   Gevolg: Als citizen developers (de gebruikers van no- en low-code tools) afhankelijk zijn van de IT afdeling wanneer ze gegevens uit legacy- of cloud applicaties nodig hebben, dan schieten ook deze oplossingen hun doel voorbij. Maar ook als deze hulpmiddelen gebruikt worden als integratie oplossing # 7 zal de complexiteit van IT alleen maar weer toenemen.
   
   

Stap 3 ; de hamvraag
Is het bedrijf een integratiespecialist met alles wat daar bij hoort (een integratie-platform, opbouwen en behouden van kennis, opleidingen en certificering, een specialistische staf) of willen we een IT afdeling die gewoon snel en efficiënt nieuwe business initiatieven kan ondersteunen?

Het belang van digitale koppelingen wordt steeds groter. ALS de gegevens binnen (of buiten) het bedrijf al beschikbaar zijn, dan moeten deze snel en veilig gebruikt kunnen worden voor nieuwe business initiatieven. Flexibiliteit is een must!

Oplossing:
Als het bouwen van integraties als één van de core competenties van IT gezien wordt is het belangrijk om van een (extern beheerde) iPaaS oplossing of API Store gebruik te maken. Als u vindt dat IT slechts een gebruiker van integraties en koppelingen is en dus de verantwoordelijkheid voor bouw, beheer, security en rapportage liever aan anderen overlaat, dan kunt u zich laten ontzorgen door een oplossing als Connections as a Service.

Het ‘verkopen’ van een integratie strategie en alles wat daar eigenlijk bij hoort is een complexe aangelegenheid waar u nog jaren plezier (of juist last) van kunt hebben. Haal dan ook zo vroeg mogelijk een partner binnen die al meer dan 15 jaar ervaring heeft in deze materie. Want alleen dan weet u zeker dat u teleurstellingen kunt voorkomen.

Komt u er zelf niet goed uit, weet u dan gesteund. Onze integratieconsultants kunnen u altijd bijstaan door middel van een gratis adviesgesprek.