Case studie

ROC van Twente

Enable U en ROC van Twente maken door middel van een flexibele IT structuur studentgegevens beschikbaar in diverse applicaties

Het ROC van Twente is dé onderwijsinstelling voor middelbaar beroepsonderwijs en volwasseneneducatie in de regio Twente. Samen met Enable U hebben zij inmiddels 13 (and counting!) systemen en applicaties gekoppeld en hebben ze meer grip op de interne bedrijfsvoering gekregen.

Het integratieplatform wordt geleverd als Enable U 2Orchestrate en stelt  ROC van Twente in staat om informatie uit diverse bronsystemen te integreren met verschillende (backend)applicaties. Zo wordt er o.a. gekoppeld met applicaties voor facturen, HR, medewerkersgegevens, interne IT support en studentgegevens. Binnen ROC van Twente staat de oplossing bekend als ‘Berichtenmakelaar’ en heeft het sinds zijn implementatie al veel stof doen opwaaien.

“Regie is voor ons denken vanuit ketens, in plaats van een point to point benadering van data.”

 

 

 

 

 

 

Elmar: “In aanloop naar de openbare aanbesteding  waren we het er allemaal over eens; de interne IT integratie structuur kan en móet sneller, beter ingericht en toekomstbestendiger. De spaghetti van integraties die de verschillende afdelingen aangelegd hadden met eigen systemen leverden vaak een puzzeltocht op voor de IT afdeling. Niet alleen was de integratiestructuur voor de diverse applicaties niet gestandaardiseerd, het bood ook geen kansen tot het hergebruiken van data en het versnellen van andere processen. We misten efficiënte inrichting en regie. Regie betekent voor ons denken vanuit ketens, in plaats van een point-to-point benadering van data. Ons applicatielandschap was hier nog niet op ingericht, maar we wisten wel waar we naartoe wilden.”

 

Studentgegevens direct beschikbaar

Elmar: “De businesscase van een integratievoorziening was niet direct hard te maken richting het Management.”

Zaken als regie, beveiliging, hergebruiken van gegevens en minder onderhoud zijn zonder meer belangrijk, maar ze zijn moeilijk in waarde uit te drukken. Middels enkele sprekende metaforen hebben we de huidige inefficiëntie goed kunnen aantonen en hebben we de benodigde steun gekregen.”

Inmiddels zijn er al enkele mooie processen gerealiseerd, en plukken meerdere afdelingen hier de vruchten van. Michel geeft een sprekend voorbeeld van een integratie die nu bijna live staat: “Er is een koppeling gemaakt vanuit het integratieplatform tussen de bron van studentgegevens en de applicatie voor de elektronische leeromgeving (Cumlaude). Dezelfde koppeling wordt ook gebruikt voor de licentiebeheer (Snow) en het examendossier. Er is gekozen voor een modulaire opbouw met de processen zodat er in de toekomst snel nieuwe afnemende applicaties toegevoegd kunnen worden. Met deze integraties is er geen handmatig werk meer nodig om informatie op te vragen en scheelt het ook veel administratie. Sterker nog; bij een foutmelding in het proces wordt zelfs automatisch een ticket ingeschoten in de support applicatie Topdesk.”

Doordat is gekozen voor een intuïtieve oplossing is het met relatief weinig technische kennis mogelijk om zelf integraties te bouwen.

Rutger: “In plaats van te werken met lappen code om integraties te configureren is dit met de oplossing van Enable U mogelijk via drag and drop.”

Door dit visuele aspect is integreren voor ons een eitje. We moeten zelfs waakzaam zijn dat we nu niet te hard van stapel lopen. Het is verleidelijk om snel integraties te bouwen en het ontwerp, overleg en de documentatie te laten voor wat het is. Terwijl deze onderdelen voor onze integratiestrategie juist essentieel zijn. Gelukkig krijgen we hierin voldoende ondersteuning van Enable U.” Michel vult aan: “Met de integratiespecialisten van Enable U schakel ik regelmatig rondom het ontwerp van de te bouwen integraties. Zij hebben behoorlijk wat ervaring op dit gebied en denken altijd graag met ons mee.”

 

Toekomstmuziek

Wat zijn verwachtingen voor de toekomst? Rutger: “We gaan gestaag door met het realiseren van verschillende koppelingen. Hierbij geven we voorrang aan nog niet gerealiseerde koppelingen maar op termijn vervangen we ook de los gekoppelde systemen en creëren we één integraal applicatielandschap.”
Belangrijke leermomenten waren er ook tijdens dit project. Zo is er gedurende het traject steeds meer structuur aangebracht. Rutger: “In de initiële fase gingen we voortvarend aan de slag en maakten we snel stappen. De afstemming van het project verdween daardoor teveel naar de achtergrond.  Door middel van reguliere project -en stuurgroep overleggen hebben we weer focus kunnen aanbrengen.  Mede door de duidelijke overlegstructuur  liggen we nu op koers met onze doelstellingen voor gerealiseerde koppelingen, en zijn er steeds meer afdelingen die beschikking hebben over voor hen relevante data.

“Door middel van reguliere project -en stuurgroep overleggen met Enable U, hebben we weer focus kunnen aanbrengen.”