Transitie Zaakgericht werken; Moet u zich zorgen maken of is het geen probleem?

Naast bestuurlijke uitdagingen als woningbouw, ruimtelijke ordening, vluchtelingenopvang zorgen ook de Wet Maatschappelijke Ondersteuning en bijvoorbeeld de Participatiewet voor grote uitdagingen bij gemeentebesturen. Als de IT systemen dan ook nog eens aangepast moeten worden om Zaakgericht Werken te ondersteunen lijken donkere wolken zich samen te pakken boven ieder gemeentehuis. Als u dat nog niet geregeld heeft dan moet u zich misschien zorgen maken, tenzij uw leverancier die zorgen al voor haar rekening genomen heeft.

De afgelopen decennia hebben Nederlandse gemeenten flink geïnvesteerd in IT systemen om de dienstverlening aan burgers te verbeteren, efficiënter te werken en natuurlijk nieuwe aangepaste wet- en regelgeving te ondersteunen. Toen deze systemen werden gebouwd maakten ze gebruik van de nieuwste standaarden en wensen en eisen die gemeenten hadden. Voortschrijdend inzicht, krachtige nieuwe technologie en natuurlijk een veranderde samenleving hebben er toe geleid dat we onze administratieve processen anders moeten inrichten.

Om de oorspronkelijke Zaak- en Documentservices te ondersteunen zijn er veel APIs (koppelingen) gebouwd die zorgen voor de communicatie met landelijke voorzieningen en heel veel gemeentelijke applicaties. Inmiddels komen er nieuwe manieren van werken en oude(re) applicaties ondersteunen soms nog alleen de oudere protocollen. Ook ondersteuning van het Common Ground model noodzaakt tot het aanpassen of zelfs opnieuw schrijven van API’s. De oude- en nieuwe manier van werken zijn niet zo maar uitwisselbaar, tenminste, als u alles in eigen beheer heeft gehouden.

In dat geval zal uw IT staf flink wat werk moeten verzetten om nieuwe API’s te bouwen, te testen en om te zorgen dat u zonder al te veel problemen door de transitieperiode heen komt terwijl beide versies naast elkaar draaien. Dat is, zeker met de toegenomen hoeveelheid werk door de implementatie van de nieuwe omgevingswet, de dreiging van cybercriminelen, tekorten aan ervaren IT’ers en  nieuwe digitalisering initiatieven, een flinke uitdaging. Misschien is dit het juiste moment om naar een andere oplossing te kijken?

Veel gemeentes hebben in het verleden gekozen om hun API’s af te nemen bij een partij met veel ervaring in de overheidssector. Omdat ze dit als (beheerde) dienst afnemen zullen ze erg weinig merken van deze transitie. Hun integratiepartner zorgt er voor dat het zonder al te veel impact gewoon werkt. Ik zei het al eerder, in tijden van grote veranderingen is het goed om beslissingen die in het verleden zijn gemaakt te heroverwegen. Wat als uw staf zich kan concentreren op het efficiënter maken van alle processen omdat een betrouwbare partij alle technische uitdagingen op het gebied van integraties voor haar rekening neemt?

Ontzorging begint bij het maken van de juiste keuzes. Als u nu weet dat voor sommige gemeenten de transitie van Zaak en Documentservices naar Zaakgericht Werken eigenlijk “business as usual” is, simpelweg omdat hun integratiespeciaslist dat al voor hen heeft opgelost, dan is dat toch een goede reden om bepaalde beslissingen te heroverwegen?